I. Правила пользования фондовыми коллекциями.
1. Коллекции по форме доступа делятся на:
- коллекции открытого хранения, которые доступны для свободного пользования, согласно п. 6.6. «Положения о Музее ИЭРИЖ», любым исследователям;
- коллекции закрытого хранения, которые доступны пользователям только с личного разрешения фондообразователя.
2. Свободными пользователями коллекциями Музея являются сотрудники ИЭРиЖ, не имеющие задолженностей перед Музеем, а также лица, не являющиеся сотрудниками ИЭРиЖ.
3. Работа с коллекциями разрешена в помещении Института экологии растений и животных. Работа с коллекциями вне Института экологии растений и животных возможна только с письменного разрешения заведующего и главного хранителя.
4. Перед получением коллекции пользователь обязан ознакомиться с «Правилами пользования фондовыми коллекциями» и расписаться об ответственности за соблюдение этих Правил в 2 экземплярах Описи выданной коллекции, один из которых остается в Музее, а второй ‑ на руках пользователя.
5. Состав коллекции и срок, на который коллекция выдана для работы, фиксируются в Журнале регистрации выдачи коллекций для научной обработки. Коллекции больших объемов выдаются для обработки по частям. Срок работы с выданным материалом – не более 2-х месяцев.
Если пользователь не успел изучить коллекционный материал, он может продлить время пользования коллекцией. При непродлении срока пользования коллекцией она изымается хранителем у пользователя и помещается на постоянное место хранения.
6. Коллекция обязательно возвращается хранителю по истечении оговоренного срока пользования, если на нее есть заявка от другого пользователя. Получить ее снова для продолжения работы прежний пользователь может только в порядке общей очереди. Фондообразователь обладает правом внеочередного получения коллекции для работы.
7. Коллекция и ее Опись выдаются хранителем или заменяющим его лицом, с разрешения главного хранителя. В отдельных случаях коллекции выдаются главным хранителем.
8. Коллекционный материал, его сопроводительная документация и места хранения не должны изменяться пользователем.
9. Любые изменения (переопределение видов, изменение места хранения и т.п.) согласуются с главным хранителем и фондообразователем и фиксируются в Описи выданной коллекции или в Журнале изменений состояния коллекций.
10. За любые несогласованные изменения в составе коллекции и нарушения сохранности материала в процессе работы с ней, пользователь несет полную личную ответственность и может лишиться возможности пользоваться коллекциями ИЭРиЖ на срок от 6 месяцев и более.
11. За грубые нарушения при работе с коллекциями пользователь полностью лишается права пользоваться коллекциями ИЭРиЖ. За утрату коллекции (или ее части) пользователь лишается права пользоваться коллекциями ИЭРиЖ, а его дальнейшую ответственность определяет Музейный Совет.
II. Права фондообразователя
При сдаче коллекций на хранение в Музей оформляется двусторонний Акт приема-передачи коллекций.
Фондообразователь может сдать свой неподготовленный к передаче материал (коллекции) на предварительное хранение для последующей подготовки к передаче в Музей ИЭРиЖ. При этом фондообразователь и администрация Музея оговаривают сроки хранения (до трех лет) и возможности обработки материала до состояния, после которого возможен прием этих коллекций в Основной фонд Музея ИЭРиЖ. По истечении трехлетнего срока хранения за фондообразователем остаются все его права, но коллекция поступает в распоряжение Музея ИЭРиЖ.
После оформления коллекции для хранения в Основном фонде фондообразователь получает Опись переданного материала, в котором указывается количество принятого на хранение материала и музейные номера Основного фонда. Другой экземпляр Описи переданного материала остается в Музее. Оба экземпляра должны быть подписаны фондообразователем и главным хранителем. Копия Электронного музейного каталога данных на эту коллекцию также передается фондообразователю.
4. При публикации пользователь обязательно ссылается на использованные коллекции музея ИЭРиЖ и на фондообразователя.
5. Фондообразователь не имеет права запрета на пользование коллекцией и первичной информацией (Описью коллекции), сданной в Музей на открытое хранение, но он имеет право запрета пользования на оригинальную информацию к этому материалу, если она сдана на хранение в архив Музея, что оговаривается в Акте приема-передачи коллекций.
6. При хранении авторских коллекций в закрытом хранении, пользователь имеет доступ только к основной видовой и географической информации. Саму коллекцию он может получить только с письменного разрешения фондообразователя.
7. Фондообразователь может передать свои права другому лицу, что оформляется отдельным актом. Если такого акта нет, права фондообразователя защищает руководство Музея.